Balaibahasajateng.web.id, SOP: Pengertian dan Contohnya Untuk Efisiensi dalam Pekerjaan! – Ketika diterima sebagai karyawan di sebuah perusahaan atau sejenisnya, hal pertama yang menyapa Anda sebagai karyawan baru adalah SOP.
Tahukah Anda apa yang dimaksud dengan SOP?
SOP diibaratkan sebagai “undang-undang” dalam bekerja. Segala hal yang dilakukan nantinya dalam sebuah pekerjaan, akan dipandu oleh SOP tersebut.
Lalu, apa sebenarnya yang dimaksud dengan SOP itu? Untuk mengetahui lebih jauh mengenai SOP, mari simak ulasan berikut yang akan mengulas pengertian SOP secara rinci.
Pengertian SOP Menurut Para Ahli
Pengertian SOP dijelaskan oleh para ahli seperti berikut ini.
- Insani
Insani menjelaskan pengertian SOP merupakan sebuah aturan tertulis yang dibuat sebagai suatu arahan dalam menyelenggarakan segala aktivitas dalam suatu pekerjaan. Adapun cakupan SOP meliputi cara, waktu, tempat, dan peran dalam melakukan pekerjaan.
- Sailendra
Sailendra mengungkapkan pengertian SOP sebagai panduan untuk mengoperasikan atau menjalankan pekerjaan demi menjaga kelancaran dalam mengerjakan pekerjaan tersebut.
- Tjipto Atmoko
Tjipto Atmoko menjelaskan pengertian SOP atau Standar Operasional Prosedur merupakan acuan atau pedoman dalam melaksanakan pekerjaan berdasarkan teknis, prosedur, dan administrasi berdasarkan lingkup pekerjaan yang diemban.
- Moekijat
Moekijat menjelaskan bahwa pengertian SOP adalah rangkaian teknis sebuah pekerjaan yang meliputi bagaimana, di mana, dan siapa yang melakoni pekerjaan tersebut.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat dipahami bahwa SOP merupakan singkatan dari Standar Operasional Prosedur di mana SOP sendiri merupakan dokumen atau aturan tertulis yang harus dipatuhi dalam melakukan sebuah pekerjaan.
Lebih jelas lagi, SOP adalah prosedur yang tertulis secara kronologis dan berisi tentang tujuan pekerjaan demi mendapatkan hasil yang efektif.
SOP dapat direvisi, ditulis berdasarkan prosedur terkait, mengandung manfaat, dan memiliki bagian akhir berupa evaluasi.
SOP dibuat dengan tujuan agar para pekerja selalu bekerja dengan konsisten berkat adanya panduan pelaksanaan pekerjaan.
Lebih lagi, SOP dapat menghindari terjadinya keraguan, kesalahan, konflik, dan lain sebagainya. SOP juga dijadikan sebagai alat ukur atau penilaian terhadap suatu pekerjaan, sehingga dapat menghindari adanya kesalahan administrasi atau mal praktik.
Baca juga: Pengertian Fermentasi dan Jenis-jenisnya
Contoh SOP
SOP untuk Proses Pengadaan Barang Tujuan: SOP ini bertujuan untuk memastikan bahwa proses pengadaan barang di perusahaan dilakukan secara efektif dan efisien, dan sesuai dengan standar yang ditetapkan.
Langkah-langkah:
- Identifikasi kebutuhan barang: Identifikasi kebutuhan barang oleh departemen yang memerlukan barang tersebut.
- Buat Rencana Pengadaan: Buat rencana pengadaan yang mencakup jenis barang, kuantitas, waktu pengiriman, dan anggaran yang dialokasikan untuk pembelian.
- Identifikasi pemasok: Identifikasi pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dan pastikan pemasok tersebut memenuhi persyaratan kualifikasi yang telah ditetapkan.
- Evaluasi dan pilih pemasok: Evaluasi pemasok berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan, seperti kualitas barang, harga, waktu pengiriman, dan ketersediaan.
- Buat pesanan pembelian: Buat pesanan pembelian dengan rincian barang, jumlah, harga, dan waktu pengiriman yang telah disepakati.
- Terima barang: Terima barang yang telah dipesan dari pemasok dan periksa kualitasnya.
- Verifikasi dan bayar tagihan: Verifikasi tagihan dari pemasok dan bayar sesuai dengan persyaratan pembayaran yang telah disepakati.
Standar:
- Waktu pengiriman barang dari pemasok harus sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
- Pemasok harus memenuhi standar kualitas yang telah ditetapkan.
- Harga barang harus sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
- Pembayaran harus dilakukan sesuai dengan persyaratan yang telah disepakati.
- Semua langkah dalam proses pengadaan barang harus dicatat dan diarsipkan untuk kepentingan audit.
Risiko dan Tindakan Pencegahan:
- Risiko: Barang tidak diterima tepat waktu. Tindakan Pencegahan: Pastikan jadwal pengiriman yang telah disepakati dengan pemasok dipatuhi dan hubungi pemasok jika ada perubahan jadwal yang dibutuhkan.
- Risiko: Kualitas barang tidak sesuai dengan standar yang ditetapkan. Tindakan Pencegahan: Pastikan pemasok telah memenuhi persyaratan kualifikasi dan periksa kualitas barang sebelum diterima.
- Risiko: Pemasok tidak memenuhi persyaratan pembayaran yang telah disepakati. Tindakan Pencegahan: Pastikan persyaratan pembayaran yang telah disepakati telah ditetapkan dan verifikasi tagihan dari pemasok sebelum melakukan pembayaran.
SOP untuk Proses Penjualan dapat dibuat dengan langkah-langkah serupa dengan mengidentifikasi langkah-langkah yang terlibat dalam proses penjualan, menetapkan standar untuk setiap langkah, mengidentifikasi risiko dan tindakan pencegahan, serta menguji dan mengevaluasi SOP sebelum dipublikasikan dan diimplementasikan.
Baca juga: Perbedaan Hak dan Kewajiban: Pengertian, Hubungan, Jenis dan Contohnya
Penutup
Dalam dunia bisnis, Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan sebuah panduan yang sangat penting dan diperlukan dalam menjalankan suatu perusahaan atau organisasi. SOP memiliki peran yang krusial dalam memastikan setiap aktivitas atau proses yang dilakukan berjalan dengan efektif dan efisien sesuai dengan tujuan perusahaan. Dengan adanya SOP, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi risiko kesalahan yang bisa saja terjadi.
SOP dirancang dengan tujuan agar setiap individu yang terlibat dalam proses bisnis dapat memahami tugas dan tanggung jawab mereka dengan jelas, sehingga dapat mengurangi kesalahan dan meningkatkan efisiensi.
SOP juga perlu diupdate secara berkala untuk memastikan keefektifannya dalam menjalankan proses bisnis. Dengan mengupdate SOP, perusahaan dapat menyesuaikan SOP dengan perubahan teknologi, peraturan, dan kebutuhan bisnis yang terus berkembang.
Secara keseluruhan, SOP sangat penting dan perlu dipahami dengan baik oleh setiap individu yang terlibat dalam proses bisnis. Dengan menerapkan SOP yang efektif dan efisien, perusahaan dapat mencapai tujuan bisnis mereka dengan lebih baik, meningkatkan produktivitas, serta meminimalkan risiko kesalahan yang dapat mengganggu kestabilan perusahaan.
Baca juga: Pengertian Keluarga beserta Fungsi, Peran, ciri dan Jenisnya
Nah, mungkin hanya itu saja informasi yang dapat saya bagikan tentang pengertian SOP dan contohnya. Semoga dapat membantu dan menambah pengetahuan sobat. Cukup sekian dan salam dari penulis.
