Balaibahasajateng.web.id, Apa Itu Administrasi? Ketahui Pengertian hingga Fungsinya – Pengertian administrasi secara umum adalah kegiatan yang berkaitan dengan pengaturan kebijakan untuk mencapai tujuan organisasi. Secara sempit, administrasi diartikan sebagai aktivitas pencatatan, pengetikan, surat menyurat dan kegiatan lain yang berhubungan dengan teknis tata usaha.
Secara luas, administrasi dapat didefinisikan sebagai suatu proses yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dalam organisasi untuk mencapai tujuan organisasi, dengan menggunakan sarana dan prasarana yang tersedia.
Supaya kamu bisa lebih memahami tentang administrasi, kali ini kita akan memberikan pembahasan lengkap seputar administrasi. Mulai dari pengertian administrasi menurut para ahli, unsur, fungsi, dan ciri – ciri administrasi. Berikut pembahasan selengkapnya.
Pengertian Administrasi
Administrasi adalah sebuah kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang memiliki tugas masing – masing untuk mencapai suatu tujuan, dengan cara memanfaatkan atau menggunakan sarana dan prasarana yang tersedia.
Pengertian Administrasi Menurut Para Ahli
Selain beberapa pengertian di atas, berikut ini juga akan dijelaskan beberapa pengertian administrasi menurut para ahli.
1. G.R. Terry
Menurut G.R. Terry, pengertian administrasi adalah suatu kegiatan perencanaan, pengendalian, serta pengorganisasian pekerjaan kantor dan pergerakaan mereka yang melaksanakannya untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan.
2. The Liang Gie
Menurut The Liang Gie, pengertian administrasi adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan.
3. Arthur Grager
Pengertian administrasi menurut Arthur Grager adalah fungsi dari tata usaha terhadap komunikasi dan pelayanan suatu organisasi.
4. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Menrut William Leffingwell dan Edwin Robinson, administrasi merupakan salah satu cabang dari ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor yang efisien, kapan, serta di mana pekerjaan tersebut harus dikerjakan.
5. Ulbert
Ulbert mendefinisikan administrasi sebagai pencatatan dan penyusunan data atau informasi secara sistematis, baik eksternal maupun internal dengan tujuan menyediakan keterangan, dan memudahkan perolehan kembali sebagian atau keseluruhan data – data tersebut.
Pelajari Juga: Pengertian Hukum menurut para ahli beserta Unsur, Tujuan dan Jenisnya
Unsur-Unsur Administrasi
Setelah memahami pengertian administrasi, berikutnya akan dijelaskan unsur – unsur yang membangun sebuah administrasi. Menurut The Liang Gie, dalam administrasi terdapat 8 unsur yang saling berkaitan. Kedelapan unsur tersebut yaitu :
1. Organisasi
Organisasi merupakan tempat berkumpulnya orang – orang yang saling bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia
2. Manajemen
Manajemen adalah proses pengaturan yang dilakukan oleh beberapa orang untuk mencapai tujuan. Contoh kegiatan dalam manajemen yaitu mengatur, mengarahkan, dan menggerakkan seseorang untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
3. Komunikasi
Komunikasi yaitu proses penyampaian informasi, ide, atau gagasan dari komunikator kepada komunikan. Komunikasi dalam administrasi dapat dilakukan secara verbal, maupun non verbal.
4. Kepegawaian
Kepegawaian adalah rangkaian proses pengaturan sumber daya manusia dalam organisasi. Rangkaian kegiatan kepegawaian dalam administrasi meliputi : perekrutan, penerimaan, penempatan, pengarahan, sampai pemberhentian atau pensiun.
5. Keuangan
Keuangan dalam administrasi yaitu segala hal yang berhubungan dengan pembiayaan dalam kerjasama suatu organisasi. Unsur keuangan dalam administrasi meliputi cara memperoleh biaya, penggunaan biaya, pertanggungjawaban, dan lain lain.
6. Perbekalan
Yang dimaksud unsur perbekalan dalam administrasi adalah kegiatan pengadaan peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam organisasi. Kegiatan perbekalan meliputi pengadaan barang, penyimpanan, sampai pada pemusnahan perlengkapan dan peralatan yang sudah tidak dibutuhkan.
7. Ketatausahaan
Ketatausahaan merupakan kegiatan pelayanan yang dilakukan dalam penyelenggaraan usaha. Kegiatannya meliputi pencatatan, pengetikan, surat menyurat, dan lain lain.
8. Hubungan masyarakat
Hubungan masyarakat atau humas merupakan salah satu unsur administrasi yang kegiatannya adalah berinteraksi, berhubungan, dan bekerjasama dengan masyarakat sekitar supaya organisasi tersebut mendapat dukungan dari masyarakat secara sukarela.
Fungsi Administrasi
Menurut Luther M. Gillick, ada 7 fungsi administrasi yang dikenal dengan istilah POSDCORB. Berikut penjelasan selengkapnya :
1. Planning
Fungsi administrasi yang pertama adalah planning atau perencanaan. Kegiatan perencanaan dalam organisasi meliputi aktivitas pengumpulan data, pengolahan data, sampai pada tahap perencanaan kegiatan organisasi.
2. Organizing
Organizing atau pengorganisasian merupakan kegiatan menyusun serta membangun komunikasi kerja dengan para anggota organisasi agar tercipta kerja sama yang baik antar anggota untuk mencapai tujuan organisasi.
3. Staffing
Fungsi administrasi yang selanjutnya staffing. Fungsi staffing yang dimaksud adalah seluruh kegiatan yang berkaitan dengan tenaga kerja dalam perusahaan. Kegiatan staffing meliputi perekrutan, pengarahan, penempatan tenaga kerja sesuai dengan bidang keahlian yang dimiliki, pembagian tugas, dan lain lain.
4. Directing
Fingsi administrasi yang berikutnya adalah directing atau pembimbingan. Fungsi directing dilakukan dengan cara memberikan bimbingan, masukan, dan saran pada anggota organisasi agar seluruh kegiatan organisasi dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan tujuan yang sudah ditetapkan.
5. Coordinating
Coordinating atau koordinasi merupakan salah satu fungsi administrasi yang dilakukan supaya kegiatan dalam perusahaan atau organisasi dapat berjalan dengan baik, sehingga tidak terjadi bentrok, kekacauan, atau kerusakan dalam sebuah organisasi.
6. Reporting
Reporting atau pelaporan yaitu kegiatan melaporkan atau menyampaikan hasil kegiatan yang telah dilakukan dalam kerjasama organisasi kepada atasan. Pelaporan dalam organisasi dapat dilakukan secara lisan maupun tulisan.
7. Budgeting
Fungsi administrasi yang terakhir yaitu budgeting. Fungsi ini meliputi perencanaan serta pengelolaan keuangan perusahaan secara berkelanjutan. Tujuan penyusunan anggaran dalam organisasi atau perusahaan adalah supaya anggaran dalam organisasi dapat digunakan secara efektif dan efisien.
Baca Juga: Perbedaan Sel Hewan dan Sel Tumbuhan dapat dilihat dari ada tidaknya
Selain Luther M. Gullick, salah satu ahli yang juga mengemukakan fungsi administrasi adalah George R. Terry. Menurut George R. Terry, fungsi administrasi dibagi menjadi 4, yaitu :
1. Planning
Fungsi administrasi yang pertama adalah planning atau perencanaan. Perencanaan bisa disebut juga sebagai kegiatan penentuan visi dan misi organisasi. Dalam kegiatan perencanaan harus meliputi penentuan tujuan dan penentuan cara untuk mencapai tujuan.
2. Organizing
Setelah melakukan fungsi perencanaan, selanjutnya adalah fungsi organizing atau pengorganisasian. Fungsi pengorganisasian bertujuan memastikan tersedianya sumber daya manusia yang menjalankan kegiatan untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan.
3. Actuating
Fungsi administrasi yang berikutnya adalah actuating atau pelaksanaan kerja. Dalam melaksanakan kerja, seluruh sumber daya manusia yang terlibat dalam organisasi harus saling bekerja sama dengan melaksanakan tugasnya masing – masing agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan baik
4. Controlling
Yang terakhir adalah controlling atau fungsi pengawasan. Kegiatan pengawasan dilakukan untuk mengevaluasi kinerja tim dalam organisasi. Pengawasan harus dilaksanakan sesering mungkin supaya tidak terjadi penyimpangan – penyimpangan dalam pelaksanaan misi organisasi.
Keempat fungsi administrasi yang dikemukakan oleh George R. Terry tersebut, dikenal dengan istilah POAC.
Lihat Juga: SOP: Pengertian dan Contohnya Untuk Efisiensi dalam Pekerjaan!
Ciri-Ciri Administrasi
Selain memiliki unsur, dan fungsi, administrasi juga memiliki beberapa karakteristik atau ciri – ciri yang membedakannya dengan kegiatan lain. Beberapa ciri – ciri dari administrasi antara lain sebagai berikut :
- Kegiatan administrasi harus dilakukan oleh 2 orang atau lebih
- Dalam administrasi harus ada kerjasama yang baik antar anggota organisasi
- Administrasi harus memiliki tujuan yang jelas
- Di dalam administrasi harus ada kegiatan atau proses yang dilakukan untuk mencapai tujuan
- Kegiatan dalam administrasi harus meliputi bimbingan, pengawasan, dan kepemimpinan
Lihat Juga: Fungsi Kepemimpinan
Itulah tadi pembahasan lengkap tentang administrasi. Mulai dari pengertian administrasi secara umum, secara sempit dan luas, pengertian menurut para ahli, unsur, fungsi, sampai pada ciri – ciri administrasi. Semoga bermanfaat dan bisa menambah wawasan para pembaca sekalian.
